A fin de dar cumplimiento a lo establecido en la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares y las convenciones internacionales de las que México es parte (la “Ley”), su Reglamento y Lineamientos aplicables, GESTOR DE ACTIVOS PRISMA, S.A.P.I. DE C.V. (la “Empresa”), con domicilio en Av. Lázaro Cárdenas 2305, Piso Mezanine, Colonia Residencial San Agustín, San Pedro Garza García, Nuevo León (el “Domicilio”), Página de Internet www.hotelesprisma.com y correo electrónico para fines de contacto protecciondedatos@hotelesprisma.com pone a su disposición el presente AVISO DE PRIVACIDAD, con la finalidad de dar un tratamiento legítimo, controlado e informado a sus datos personales, así como garantizar su privacidad y su derecho a la autodeterminación informativa al proporcionarnos dichos datos, observando en todo momento los principios de licitud, consentimiento, información, calidad, finalidad, lealtad, proporcionalidad y responsabilidad previstos en la Ley.

La Empresa cuenta con un portafolio de hoteles de los cuales opera, promociona, gestiona y administra, conforme el objeto social de la empresa y el contrato de prestación de servicios que se genera con los franquiciantes de los negocios hoteleros. (el “Portafolio de Hoteles”).

La Empresa no solicita datos personales sensibles como aquellos que puedan revelar aspectos como origen racial o étnico, Estado de Salud presente y futuro, información genética, creencias religiosas, filosóficas y morales, afiliación sindical, opiniones políticas, preferencia sexual.

1) DATOS PERSONALES SOLICITADOS Y MECANISMOS PARA SU RECOLECCIÓN

La Empresa, por medio de su Portafolio de Hoteles, solicita y obtiene datos personales en general la Ley (en lo sucesivo “Datos Personales Generales”, respectivamente; y de manera conjunta referidos como los “Datos Personales”) de las siguientes personas:

A) TRABAJADORES

Los Datos Personales que serán recabados de trabajadores son necesarios para documentar la relación laboral que existe con cada uno de ellos. Los Datos Personales que usted proporcionará voluntaria y libremente a la Empresa, constan de información personal que es incluida o podrá ser incluida en contratos, cartas, formatos, listados, bases de datos u otros medios físicos y/o electrónicos, según corresponda, a efecto de que la Empresa pueda llevar un registro adecuado de la relación laboral con sus trabajadores y cumplir con las políticas internas, procedimientos y demás obligaciones legales aplicables a la Empresa.

Los Datos Personales Generales que le serán solicitados son los siguientes: nombre completo (apellido paterno, apellido materno y nombre(s)), domicilio particular completo, fecha y lugar de nacimiento, estado civil, profesión u ocupación actual, teléfono o teléfonos relativos a su ubicación, en caso de existir, Clave Única de Registro de Población (CURP), Registro Federal de Contribuyentes (RFC), información de preparación académica y técnica, información de capacitación, información sobre ingresos, información de trayectoria laboral, género, número de seguridad social, fotografías, datos de familiares directos y de referencias personales.

B) CANDIDATOS

Los Datos Personales que serán recabados de candidatos con interés en ser empleados de la Empresa, son necesarios para documentar su relación con la compañía, así como para el proceso de selección y reclutamiento de cada uno de ellos. Los Datos Personales que usted proporcionará voluntaria y libremente a la Empresa, constan de información personal que es incluida o podrá ser incluida en contratos, cartas, formatos, listados, bases de datos u otros medios físicos y/o electrónicos, según corresponda, a efecto de que la Empresa pueda llevar un registro adecuado de su solicitud de empleo y cumplir con las políticas internas, procedimientos y demás obligaciones legales aplicables a la Empresa.

Los Datos Personales Generales que le serán solicitados son los siguientes: nombre completo (apellido paterno, apellido materno y nombre(s), domicilio particular completo, fecha y lugar de nacimiento, estado civil, profesión u ocupación actual, teléfono o teléfonos relativos a su ubicación, en caso de existir, Clave Única de Registro de Población (CURP), Registro Federal de Contribuyentes (RFC), información de preparación académica y técnica, información de capacitación, información sobre ingresos, información de trayectoria laboral, género, número de seguridad social, fotografías, datos de familiares directos y de referencias personales.

C) PROVEEDORES

Los Datos Personales que serán recabados de proveedores de la Empresa, son necesarios para documentar la relación jurídica que existe con cada uno de ellos. Los Datos Personales que usted proporcionará voluntaria y libremente a la Empresa, constan de información personal que es incluida o podrá ser incluida en contratos, según corresponda, a efecto de que la Empresa pueda llevar un registro adecuado de su relación con sus proveedores y cumplir con las políticas internas, procedimientos y demás obligaciones legales aplicables a la Empresa.

Los Datos Personales Generales que le serán solicitados son los siguientes: nombre completo, nacionalidad, edad, lugar y fecha de nacimiento, domicilio, número de teléfono particular y/o móvil, correo electrónico, estado civil, profesión, Clave de Registro Federal de Contribuyentes (RFC), Clave Única de Registro de Población (CURP).

D) CLIENTES/HUÉSPEDES

Los Datos Personales que serán recabados de clientes y/o huéspedes de la empresa, son necesarios para documentar la relación jurídica que existe con cada uno de ellos, asimismo será utilizada para proveer los servicios de hospedaje celebrado entre usted en su carácter de huésped y cualquiera de los establecimientos de hospedaje operados por nuestro grupo. Los Datos Personales que usted proporcionará voluntaria y libremente a la Empresa, constan de información personal que es incluida o podrá ser incluida en contratos, según corresponda, a efecto de que la Empresa pueda llevar un registro adecuado de su relación con sus clientes y/o huéspedes y cumplir con las políticas internas, procedimientos y demás obligaciones legales aplicables a la Empresa.

Los Datos Personales Generales que le serán solicitados son los siguientes: su nombre completo; fecha de nacimiento; domicilio, sea particular, de trabajo, o fiscal; dirección de correo electrónico, personal o del trabajo; número telefónico, particular o del trabajo, número de placas de su vehículo, fotocopia de una identificación oficial expedida por una autoridad, número de tarjeta de crédito y código de seguridad, fecha de expiración de la misma; Registro Federal de Contribuyentes (RFC); Clave Única de Registro de Población (CURP); información profesional; u otros de naturaleza análoga que permitan al Portafolio de Hoteles operar y cumplir con sus obligaciones comerciales, administrativas y laborales.

En todos los casos, la recolección de Datos Personales por parte de la Empresa es realizada de buena fe y para los fines aquí expuestos; por tal motivo, se presume que los datos proporcionados por sus titulares son apegados a la verdad y completos, por lo que son responsabilidad del titular que los proporciona.

2) FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Los Datos Personales proporcionados a la Empresa serán utilizados según se explica a continuación:

A) TRABAJADORES

Finalidades que son necesarias para la existencia, mantenimiento y cumplimiento de su relación laboral con la Empresa: (i) cumplir con los requisitos legales aplicables a la relación laboral de conformidad con la Ley Federal del Trabajo, la Ley del Seguro Social, y demás normatividad aplicable; (ii) llevar un registro adecuado del personal; y (iii) coordinar los servicios prestados por y para la Empresa en beneficio de sus empleados.

B) CANDIDATOS

Finalidades que dan origen y son necesarias para el proceso de selección y reclutamiento laboral de la compañía: (i) dar trámite a las solicitudes de empleo; (ii) realizar investigaciones socioeconómicas; y (iii) verificar la veracidad de la información proporcionada; y (iv) para ponerse en contacto con los candidatos, en caso de ser necesario.

C) PROVEEDORES

Finalidades que son necesarias para la existencia, mantenimiento y cumplimiento de su relación jurídica de proveeduría con la Empresa: (i) gestionar la información de nuestros comisionistas y proveedores para mantener nuestras bases de datos actualizadas; (ii) integrar los expedientes, generar su perfil en línea; gestionar la administración y seguridad de sus datos personales; (iii) gestionar la relación comercial con nuestros comisionistas y proveedores incluyendo el proceso de selección y contratación, así como la gestión de las solicitudes de órdenes de compra y/o contratación; (iv) gestión del pago de facturas y/o recibos de honorarios; retener los impuestos correspondientes; acreditar tu identidad y verificar la información que nos proporcionas; (v) mantener resguardos físicos, electrónicos y de procedimiento de tus datos personales en términos de la legislación y regulación aplicable, y (vi) cumplir con los requerimientos legales en materia civil, mercantil, administrativa y fiscal.

D) CLIENTES/HUÉSPEDES

Finalidades que son necesarias para la existencia, mantenimiento y cumplimiento de su relación jurídica de proveer el servicio de hostelería de la Empresa con el huésped: (i) gestionar la información de nuestros clientes y/o huéspedes para mantener nuestras bases de datos actualizadas; (ii) integrar los expedientes, generar su perfil en línea; gestionar la administración y seguridad de sus datos personales; (iii) gestionar la relación comercial con nuestros clientes y/o huéspedes incluyendo el proceso de atención al cliente, así como la gestión de las solicitudes de hospedaje; (iv) gestión del pago de facturas y/o recibos de pagos; retener los impuestos correspondientes; acreditar tu identidad y verificar la información que nos proporcionas; (v) mantener resguardos físicos, electrónicos y de procedimiento de tus datos personales en términos de la legislación y regulación aplicable, y (vi) cumplir con los requerimientos legales en materia civil, mercantil, administrativa y fiscal.

En todos los casos, una vez cumplidas las finalidades del tratamiento de sus Datos Personales, y cuando no exista disposición legal que establezca lo contrario, la Empresa procederá a la cancelación, eliminación y/o destrucción de los Datos Personales recibidos, en los términos establecidos por la Ley.

3) TRANSFERENCIAS DE LOS DATOS PERSONALES

Como parte de las operaciones propias del negocio y a fin de cumplir con las finalidades descritas, la Empresa podrá compartir con terceros, nacionales o extranjeros, algunos o todos sus Datos Personales, de conformidad con lo siguiente:

A) TRABAJADORES

Estos terceros podrán ser autoridades, empresas matrices, subsidiarias, filiales y/o que presten servicios a la Empresa para (a) cumplir con obligaciones legales existentes; (b) cumplir con una orden legal o judicial; y (c) mientras que sea necesario para la operación y funcionamiento ordinario de la Empresa conforme a sus políticas y procedimientos. Los Datos Personales también podrán ser transferidos por la Empresa a terceros que presten servicios de administración de nómina, servicios de salud, servicios de aseguramiento de personal, médico y/o patrimonial a la Empresa, a fin de gestionar y administrar estos servicios a nombre de y en beneficio del titular de los datos para fines derivados de su relación laboral.

B) CANDIDATOS

Estos terceros podrán ser autoridades, empresas matrices, subsidiarias, filiales y/o que presten servicios a la Empresa para (a) cumplir con obligaciones legales existentes; (b) cumplir con una orden legal o judicial; y (c) mientras que sea necesario para la operación y funcionamiento ordinario de la Empresa conforme a sus políticas y procedimientos. Los Datos Personales también podrán ser transferidos por la Empresa a terceros que presten servicios de administración de exámenes médicos a la Empresa, a fin de gestionar y administrar estos servicios a nombre de y en beneficio del titular de los datos para fines derivados de su relación con la Empresa.

C) PROVEEDORES

Estos terceros podrán ser autoridades, empresa matriz, subsidiarias, filiales y/o empresas que presten servicios a la Empresa, a fin de cumplir con obligaciones legales existentes; cumplir con una orden legal o judicial; y mientras que sea necesario para la operación y funcionamiento ordinario de la Empresa conforme a sus políticas y procedimientos internos con proveedores de la Empresa.

D) CLIENTES/HUÉSPEDES

Estos terceros podrán ser personas físicas o morales que cumplan con los lineamientos para poder hospedarse en cualquiera de las instalaciones de las cuales la Empresa opera y presta el servicio de gestor hotelero, a fin de cumplir con nuestro objetivo de proveer el servicio de hostelería, asimismo cumplir con obligaciones legales existentes; cumplir con una orden legal o judicial; y mientras que sea necesario para la operación y funcionamiento ordinario de la Empresa conforme a sus políticas y procedimientos internos con clientes y/o huéspedes de la Empresa.

En todos los casos, la Empresa comunicará el presente Aviso de Privacidad a estos terceros y se asegurará a través de la firma de convenios y/o la adopción de otros documentos vinculantes, que dichos terceros mantengan las medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas necesarias para resguardar sus Datos Personales, así como que dichos terceros únicamente utilicen sus Datos Personales para las finalidades para los cuales fueron recabados.

Asimismo, tanto la Empresa, como responsable de recabar los Datos Personales, así como cualquier otra persona relacionada con la Empresa que tenga acceso a la información contenida en este Aviso de Privacidad, quedarán obligados a resguardarla bajo las mismas normas de seguridad y confidencialidad, y a no revelarla ni hacer mal uso de esta, o en caso contrario serán responsables de conformidad con las leyes aplicables.

No obstante lo anterior, la Empresa no transferirá sus Datos Personales a terceros no relacionados con la Empresa, salvo en los casos antes citados y los previstos en la Ley, sin su consentimiento previo.

4) MEDIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS ARCO

Usted, como titular de los Datos Personales proporcionados a la Empresa, podrá solicitar en cualquier momento, el ejercicio de sus derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición (los “Derechos ARCO”) al tratamiento de sus Datos Personales, consistentes en: (i) acceder a sus Datos Personales y a los detalles del tratamiento de los mismos; (ii) rectificar sus Datos Personales en caso de ser inexactos o incompletos; (iii) cancelar sus Datos Personales cuando considere que no se requieren para alguna de las finalidades señalados

en este Aviso de Privacidad, estén siendo utilizados para finalidades no consentidas o haya finalizado su relación contractual o de servicio u otra con la Empresa; y (iv) oponerse al tratamiento de sus Datos Personales para fines específicos.

Para tal fin, usted deberá presentar su petición por escrito al Departamento de Recursos Humanos de la Empresa ubicado en el Domicilio, o bien, enviar su petición al Correo Electrónico dirigida al encargado del Departamento de Datos Personales, según sea aplicable, la cual deberá contener como mínimo la siguiente información: (a) su nombre completo y domicilio, u otro medio idóneo para comunicarle la respuesta a su solicitud; (b) los documentos que acrediten su identidad o, en su caso, la de su representante legal; (c) la descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los que se busca ejercer alguno de los derechos antes mencionados; y (d) cualquier otro elemento o información que facilite la localización de los Datos Personales, así como cualquier otro documento requerido por la regulación actual en el momento de presentar la solicitud. Usted también podrá solicitar al Departamento de Recursos Humanos o al Correo Electrónico más información sobre el procedimiento para ejercer sus Derechos ARCO, así como el formato de “Solicitud de Derechos ARCO” que sugerimos utilizar para estos efectos.

La respuesta a su solicitud le será dada a conocer por la Empresa en los términos y plazos establecidos en la Ley. No obstante, usted podrá obtener más información acerca del estado que guarda su solicitud y del plazo de respuesta de la misma, contactando al Departamento de Recursos Humanos o enviando su petición al Correo Electrónico, donde además podrán atender cualquier aclaración o duda que pudiera tener respecto al tratamiento de sus Datos Personales y el ejercicio de sus Derechos ARCO.

5) REVOCACIÓN DEL CONSENTIMIENTO; LIMITACIÓN DE USO Y DIVULGACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

Usted también podrá revocar, en cualquier momento, el consentimiento que haya otorgado a la Empresa para el tratamiento de sus Datos Personales, así como solicitar que se limite el uso y divulgación de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. Para tal fin, usted deberá presentar su solicitud por escrito al Departamento de Recursos Humanos de la Empresa ubicado en el Domicilio, o bien, enviar su solicitud al Correo Electrónico con atención al encargado del Departamento de Datos Personales, según sea aplicable. Dicha solicitud deberá cumplir con los mismos requisitos mencionados en la Sección 4) anterior.

La respuesta a su solicitud le será dada a conocer por la Empresa en los términos y plazos establecidos en la Ley. No obstante, usted podrá obtener más información acerca del estado que guarda su solicitud y del plazo de respuesta de esta, contactando al Departamento de Recursos Humanos o enviando su petición al Correo Electrónico, donde además podrán atender cualquier aclaración o duda que pudiera tener respecto al tratamiento y estos derechos que le corresponden respecto a sus Datos Personales.

En caso de que sus Datos Personales hubiesen sido remitidos con anterioridad a la fecha de revocación del consentimiento y sigan siendo tratados por encargados, la Empresa hará del conocimiento de éstos últimos dicha revocación, para que procedan a efectuar lo conducente.

6) CAMBIOS AL AVISO DE PRIVACIDAD

La Empresa se reserva el derecho de modificar y/o actualizar este Aviso de Privacidad en alguna o todas sus partes a su entera discreción, en cuyo caso lo comunicará aquí mismo a través de su Página de Internet; y, según sea el caso particular de cada titular, a través de sus redes internas, o por medio de un aviso que se colocará en los medios habituales (físicos o electrónicos) de comunicación de la Empresa y en un lugar visible del Domicilio, o mediante un aviso por escrito dirigido a su correo electrónico, según sea legalmente requerido.

Fecha de última actualización: Junio 2021